Modello 231: a chi serve davvero e cosa comporta adottarlo

modello 231 non ti protegge perché esiste, ma ti protegge se qualcuno lo fa vivere.

Molti imprenditori scoprono il modello 231 nello stesso modo: un grande cliente lo chiede per qualificarti come fornitore, oppure una gara pubblica premia chi lo ha adottato. Da lì parte la ricerca del documento, spesso con l’idea di sbrigare la pratica in fretta. È l’errore più costoso che si possa fare, perché un modello copiato da internet, davanti a un giudice, vale zero.

Vediamo cos’è davvero, quando conviene adottarlo e cosa serve perché funzioni.

La responsabilità amministrativa degli enti in due minuti

Il D.Lgs. 231/2001 ha introdotto un principio semplice: se un reato viene commesso nell’interesse o a vantaggio della società, risponde anche la società, non solo la persona che l’ha commesso. Vale per le srl, le spa, le società di persone, le associazioni e gli altri enti privati, di qualsiasi dimensione.

Il reato può essere commesso da chi ha funzioni di vertice (amministratori, direttori, procuratori) oppure da dipendenti e collaboratori sottoposti alla loro direzione. Le conseguenze per l’impresa sono pesanti:

• sanzioni pecuniarie calcolate per quote, che possono arrivare a oltre un milione e mezzo di euro;
• sanzioni interdittive, come il divieto di contrattare con la pubblica amministrazione, l’esclusione da finanziamenti e contributi, la sospensione di licenze o, nei casi più gravi, l’interdizione dall’attività;
• confisca del prezzo o del profitto del reato;
• pubblicazione della sentenza.

Per una PMI che lavora con enti pubblici o vive di agevolazioni, una sanzione interdittiva può pesare più della multa.

Nessun obbligo generalizzato: perché allora tante imprese lo adottano

La legge non obbliga le imprese private ad adottare il modello, eppure sempre più PMI lo fanno, per ragioni molto concrete:

• commerciale, grandi committenti e gruppi strutturati inseriscono clausole 231 nei contratti e chiedono ai fornitori di dimostrare un sistema di controllo coerente. In alcune filiere, senza modello si resta fuori
• rapporti con la pubblica amministrazione. Alcune Regioni, tra cui la Lombardia, lo richiedono per l’accreditamento in settori come la sanità, i servizi socio-sanitari, la formazione e il lavoro. Il modello incide anche sul rating di legalità
• responsabilità degli amministratori, l’articolo 2086 del codice civile impone assetti organizzativi adeguati alla natura e alle dimensioni dell’impresa. Già nel 2008 il Tribunale di Milano ha condannato un amministratore a risarcire la società per non aver adottato un modello idoneo. Quando il rischio di reato è concreto, non adottarlo può diventare una scelta di cui rispondere personalmente.

I reati presupposto che riguardano di più le PMI

La società risponde solo per i reati espressamente elencati dal decreto, i cosiddetti reati presupposto. L’elenco è lungo e cresce ogni anno, ma per una PMI italiana le aree a rischio ricorrenti sono poche e ben riconoscibili:

• Sicurezza sul lavoro: omicidio colposo e lesioni gravi per violazione delle norme antinfortunistiche. Per le imprese manifatturiere è spesso il rischio principale.
• Rapporti con la pubblica amministrazione: corruzione, truffa ai danni dello Stato, indebita percezione di contributi e finanziamenti pubblici.
• Reati tributari: dichiarazione fraudolenta, emissione di fatture per operazioni inesistenti, occultamento delle scritture contabili.
• Ambiente: gestione illecita dei rifiuti e scarichi non autorizzati.
• Lavoro e manodopera: impiego di lavoratori stranieri irregolari e sfruttamento del lavoro.
• Riciclaggio e autoriciclaggio, reati societari come il falso in bilancio, reati informatici e violazioni del diritto d’autore, per esempio l’uso di software senza licenza.

Tra le novità più recenti rientrano i delitti contro gli animali, le modifiche ai reati ambientali e le violazioni delle misure restrittive dell’Unione europea. Per queste ultime, per la prima volta le sanzioni pecuniarie possono essere calcolate in percentuale sul fatturato globale della società, con scaglioni fino a 40 milioni di euro se il fatturato non è determinabile. Ogni nuovo reato allarga automaticamente il perimetro di rischio e impone di verificare se il modello già adottato è ancora adeguato.

Come si costruisce: mappatura dei rischi e protocolli

Un modello 231 è un sistema (che si concretizza in un documento) che si costruisce in fasi, e ognuna ha bisogno di tempo e di persone che conoscono l’azienda.

1. Mappatura dei rischi, si analizzano processi e funzioni per capire dove, concretamente, potrebbe essere commesso un reato presupposto. Si parte da interviste a chi fa il lavoro, non da un modello standard.
2. Gap analysis, si confrontano i controlli che esistono già (deleghe, procedure, firme congiunte, sistemi di sicurezza) con quelli necessari.
3. Protocolli, si scrivono regole operative per le aree a rischio: chi autorizza, chi controlla, cosa si documenta. Un’attenzione particolare va alla gestione delle risorse finanziarie, perché è lì che si creano le provviste per molti reati.
4. Codice etico e sistema disciplinare, il modello deve prevedere sanzioni per chi lo viola, altrimenti resta una dichiarazione di intenti.
5. Organismo di vigilanza e flussi informativi, qualcuno deve controllare che il modello funzioni e ricevere le informazioni per farlo.
6. Formazione e aggiornamento, le persone devono conoscere le regole, e il modello va rivisto quando cambiano l’organizzazione o le norme.

Per la  n c’è un vantaggio concreto: un sistema di gestione conforme alle linee guida UNI-INAIL o alla norma ISO 45001 si presume adeguato, per le parti corrispondenti. Chi ha già una certificazione parte avvantaggiato.

L’organismo di vigilanza: composizione e costi

L‘organismo di vigilanza (OdV) controlla il funzionamento e l’osservanza del modello e ne cura l’aggiornamento. Deve avere autonomia, indipendenza, professionalità e continuità d’azione.

Può essere monocratico o collegiale. Nelle società di capitali le sue funzioni possono essere affidate al collegio sindacale. Negli enti di piccole dimensioni la legge consente che le svolga direttamente l’organo dirigente, ma è una soluzione che in giudizio offre garanzie deboli, perché chi controlla coincide con chi viene controllato.

I costi dipendono da dimensioni, settore e numero di aree a rischio. In una PMI, un OdV monocratico esterno costa indicativamente qualche migliaio di euro l’anno, mentre un organismo collegiale richiede budget più alti. La costruzione del modello va da alcune migliaia a qualche decina di migliaia di euro. Diffida delle offerte troppo basse: di solito corrispondono a un modello standard con il nome della tua azienda sopra.

Modello 231 e whistleblowing: dove si incrociano

Il D.Lgs. 24/2023 ha reso obbligatori i canali interni di segnalazione per molte imprese private. L’obbligo scatta in tre casi:

• imprese che nell’ultimo anno hanno impiegato in media almeno 50 lavoratori subordinati;
• imprese che operano in alcuni settori regolati, come servizi finanziari, antiriciclaggio e trasporti, a prescindere dal numero di dipendenti;
• imprese che hanno adottato un modello 231, anche se hanno meno di 50 dipendenti.

Bisogna ricordare che con il modello arriva l’obbligo del canale di segnalazione, della tutela contro le ritorsioni e della relativa disciplina interna. Il modello deve prevedere espressamente questi canali e il divieto di ritorsione nel sistema disciplinare. L’ANAC può sanzionare la mancata istituzione dei canali con importi da 10.000 a 50.000 euro.

Il lato positivo è che un canale di segnalazione ben gestito è uno dei migliori strumenti per far emergere i problemi prima che diventino reati.

Quando il modello esime davvero dalla responsabilità

Il modello esonera la società dalla responsabilità solo se è stato adottato ed efficacemente attuato prima del fatto e se era idoneo a prevenire reati di quel tipo.

Se il reato è commesso da un vertice aziendale, l’onere è a carico dell’impresa. La società deve dimostrare di avere un modello idoneo e attuato, un OdV realmente autonomo e vigile, e che l’autore ha eluso il modello in modo fraudolento. Se il reato è commesso da un dipendente, è l’accusa a dover provare che la società non ha vigilato.

La scelta, quindi, non è tra avere o non avere un documento. È tra un sistema aderente alla tua organizzazione, che qualcuno fa vivere ogni anno, e una spesa che non ti proteggerà quando servirà.

Se un cliente te lo ha chiesto, o se la tua impresa opera in aree a rischio, il primo passo è capire se il modello ti serve davvero e con quale perimetro. Lo Studio Circosta affianca le PMI nella consulenza aziendale e societaria: puoi chiedere un primo confronto senza impegno.

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