Fatturazione elettronica: tutto quello che dovresti sapere

La fatturazione elettronica – da alcuni chiamata anche “fattura digitale” – è ormai da qualche anno una realtà anche in Italia e, molto presto, potrebbe estendersi obbligatoriamente anche alle partite IVA forfettarie che non l’hanno ancora adottata e ad altre categorie di contribuenti che ne sono per il momento ancora esclusi.

Nel momento in cui scriviamo questo articolo, tuttavia, questa non è ancora una certezza e ciò che desideriamo fare è offrire un pratico excursus su questa particolare tipologia di fatturazione in modo che le sue caratteristiche e vantaggi siano più comprensibili.

Cos’è e a cosa serve la fattura digitale

Possiamo definire la fatturazione elettronica come il processo digitale destinato a generare e gestire le fatture di un’azienda o un professionista per il loro intero ciclo di vita, ossia dalla compilazione iniziale fino alla conservazione dei documenti, che ha tipicamente una durata di dieci anni.

Si tratta di uno strumento che risponde alle esigenze di maggiore trasparenza e innovazione tecnologica richieste dall’Unione Europea, la quale prevede da parte di tutti i suoi Stati membri un quadro normativo più evoluto relativamente all’intero sistema fiscale. La fattura digitale nasce quindi con l’obiettivo di rendere più snelli, trasparenti e tracciabili gli aspetti burocratici della fatturazione per le aziende e i professionisti che hanno rapporti commerciali con altre imprese oppure con la pubblica amministrazione.

Entrata ufficialmente in vigore per le imprese private a partire dal 1° gennaio 2019 (ma di fatto già introdotta con la Finanziaria 2008 e resa obbligatoria verso la Pubblica Amministrazione dal 2015), la fatturazione elettronica ha effettivamente rivoluzionato le norme con cui le imprese compilano, inviano, ricevono e conservano le fatture rispetto alla tradizionale modalità cartacea.

Esistono diversi tipi di fattura elettronica, ciascuno con le proprie caratteristiche:

  • Fattura elettronica B2G (Business to Government): viene emessa dall’azienda privata verso la Pubblica Amministrazione locale o centrale.
  • Fattura elettronica B2B (Business to Business): viene scambiata tra due soggetti privati (liberi professionisti o aziende che siano), entrambi dotati di partita IVA.
  • Fattura elettronica B2C (Business to Consumer): viene generata per le transazioni verso i consumatori finali.

Al momento attuale, la fatturazione elettronica è obbligatoria per tutti gli operatori economici (ossia contribuenti titolari di partita IVA) sia residenti che stabiliti in Italia per le transazioni B2B e B2C.

Sono per ora esenti da questa modalità le seguenti categorie di professionisti, che dunque possono scegliere se utilizzare o meno la fattura digitale:

  • Medici, farmacie e operatori sanitari
  • Imprese e lavoratori autonomi che rientrano nel regime di vantaggio
  • Imprese e lavoratori autonomi che rientrano nel regime forfettario
  • Piccoli produttori agricoli
  • Società sportive dilettantistiche
  • Soggetti non residenti in Italia che ricevono o effettuano prestazioni

Standard e funzionamento della fatturazione elettronica

È importante sottolineare che il percorso definito dalla fatturazione elettronica è unico e standardizzato dal SdI (Sistema di Interscambio) dell’Agenzia delle Entrate, e che si compone dei seguenti passaggi: dapprima la fattura digitale viene compilata tramite appositi software; successivamente viene firmata digitalmente con una firma elettronica qualificata dal soggetto che la emette; viene infine inviata al destinatario tramite il già citato SdI che, a sua volta, effettua una serie di controlli tecnici automatici per poi inviarla al soggetto cui è indirizzata.

Al momento attuale, non tutti i contribuenti hanno ancora adottato questa modalità di fatturazione digitale, nel timore che possa rivelarsi complicata da un punto di vista prettamente tecnico. In realtà, il funzionamento della fattura digitale è piuttosto semplice soprattutto perché esistono software (sia gratuiti che a pagamento) appositamente progettati per questo scopo: tali strumenti possono risolvere qualunque esigenza di fatturazione, dalla più semplice (per esempio per uno startupper con partita IVA in regime forfettario) fino a quella più complessa e articolata (per esempio per un’azienda).

Tali software sfruttano tipicamente una funzione di creazione di file in formato XML, il quale può essere trasmesso al ricevente attraverso il SdI nazionale. In pratica, una volta compilata la fattura sul software non si procederà a stamparla ma a generarla digitalmente in formato XML FatturaPA.

Anche per quanto riguarda la firma elettronica è possibile fare riferimento a servizi dedicati, talvolta addirittura integrati nei software gestionali di fatturazione. Ricordiamo che la firma elettronica è lo strumento digitale oggi utilizzato per l’autenticazione dei documenti, e che la sua caratteristica principale è quella di avere la medesima valenza della “classica” firma autografa.

Una volta autenticato e inviato al Sistema di Interscambio, che si comporta come una sorta di “postino” e ha dunque l’incarico di recapitare la fattura al destinatario dopo aver effettuato alcuni controlli tecnici standardizzati, il documento sarà automaticamente archiviato nel software e opportunamente conservato senza il rischio di essere smarrito, come invece potrebbe accadere (e spesso accade!) con i tradizionali formati cartacei.

I principali vantaggi della fatturazione elettronica

Scegliere la fattura digitale rispetto a quella cartacea porta con sé diversi vantaggi, sia per l’azienda che per il libero professionista.

Non soltanto questo strumento tracciabile e trasparente contribuisce in modo attivo a limitare l’evasione fiscale e la dematerializzazione dei documenti, ma favorisce anche l’importante processo di Trasformazione Digitale dal quale non è più possibile trascendere in un mercato (e un mondo!) sempre più globale e iperconnesso. In questo senso, un processo altamente standardizzato di compilazione e inserimento di specifiche voci univoche aumenta la chiarezza e annulla il rischio di “libere interpretazioni” delle fatture, mentre l’integrabilità e interoperabilità tra diverse piattaforme favorisce la collaborazione virtuosa tra i diversi attori coinvolti nel processo (clienti, fornitori, gestori, fisco), che si trovano a condividere standard e metodologie definite con precisione per garantire la massima trasparenza degli interscambi commerciali.

La possibilità di conservare in modo sicuro tutta la documentazione in formato digitale incrementa la sicurezza dell’impresa e riduce le spese e i costi diretti (dai toner alle stampanti, fino agli archivi) che un tempo venivano tipicamente affrontati per i processi di stampa e stoccaggio dei documenti cartacei.

Anche dal punto di vista della ricerca e della consultazione di particolari fatture si genera un risparmio, perché i software deputati alla conservazione dei documenti elettronici permettono un’individuazione rapida e precisa di ciò che serve, limitando le imprecisioni e le perdite di tempo. Questa modalità di fatturazione aumenta quindi anche l’efficienza dell’impresa.

Infine, la fatturazione elettronica rappresenta in assoluto la modalità più pratica ed efficiente per lo scambio documentale non solo a livello nazionale, ma anche transfrontaliero.

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